Software gestionale ERP la guida definitiva

Con il continuo sviluppo del mercato globale, che obbliga le aziende ad aggiornare i loro processi di gestione interna con metodi più efficienti, e la tecnologia, che ci permette di usufruire di soluzioni sempre più smart e che sembrano fatte su misure per le esigenze di ognuno di noi, entra in campo un valido alleato che è in gradi gestire, in modo completamente autonomo, tutti i processi aziendali, l’ERP.

Tutte le aziende dovrebbero porre l’attenzione su questa tipologia di software gestionale, capace di rendere estremamente più efficiente e competitiva sul mercato la produzione aziendale, fattore di cui beneficerà tutta l’attività.

Cosa è un software gestionale ERP

Partiamo però dal principio, cioè sullo spiegare che cosa che e cosa fa questo tipo di programma.

Il software gestionale ERP è un software aziendale, in cui ERP sta per Enterprise Resource Planning, vale a dire la pianificazione delle risorse di un’impresa. Infatti all’interno di una qualsiasi azienda sono presenti delle risorse, che possono essere i dipendenti, il capitale, le tecnologie che si possiedono e i progetti da realizzare che si hanno in cantiere.

L’obiettivo dell’imprenditore, o del suo staff e dei suoi collaboratori, è quello di organizzare e coordinare queste risorse, e farlo ovviamente nel miglior modo possibile.

Non sempre però si riesce a stare dietro a tutto equamente e, per via di cose si lascerà inevitabilmente qualcosa di più o meno importante indietro.

Questo, se all’inizio può sembrare irrilevante, a lungo andare incide in modo molto negativo su tutta quella macchina che è l’azienda, con delle conseguenze non di poco conto.

Inoltre la gestione di tutte le risorse sopracitate richiede un enorme forza lavoro, richiede che delle persone se ne occupino, togliendo tempo a compiti più rilevanti.

Un buon software gestionale ERP quindi è quel programma che, tarato secondo le caratteristiche specifiche di una determinata azienda, quindi cucito su misura con i dati unici di un’impresa, riesce a coordinare in maniera totalmente autonoma e, nel migliore dei modi, tutte le risorse presenti appunto all’interno dell’azienda.

Un sistema centralizzato ERP, infatti, è in grado di raggruppare in se tutto quello che è l’azienda e tutte le funzioni ad essa connesse.

Ciò significa che ingloba tutti i dati finanziari, occupandosi della contabilità e dell’amministrazione, della logistica di magazzino, delle strategie di marketing necessarie per far crescere l’attività, del controllo e gestione delle vendite e della produzione, della gestione dei dipendenti e del personale e di tutte le altre funzioni che sono solite all’interno di un’impresa.

Questa mole di compiti viene completamente integrata in un unico sistema, appunto l’ERP, nel quale è possibile consultare e visionare periodicamente tutte le informazioni in modo chiaro e semplice, facendo una sorta di censimento, per individuare tutti i processi che effettivamente rendono produttiva l’azienda, e quali invece possono essere migliorati o addirittura eliminati.

A chi è rivolto questo tipo di software

Il software gestionale ERP è ideato per plasmarsi alle esigenze di qualsiasi azienda, piccola o grande che sia, con 2 dipendenti o con 50.

Infatti è in grado di semplificare la gestione aziendale di ogni attività, indipendentemente dalla sua grandezza, dal numero di dipendenti o di quello di cui si occupa.

Come funziona un software gestionale tradizionale?

Il software gestionale ERP non è altro che l’evoluzione dei programmi gestionali tradizionali. Infatti per capire il funzionamento dell’ERP bisogna prima capire le basi di un normale software di gestione.

I tradizionali programmi di questo tipo e i programmi ERP hanno una due sostanziali differenzi, l potenza di elaborazione che riescono a garantire e l’integrazione di funzionalità tra i diversi processi.

Infatti un software gestionale tradizionale è in grado di occuparsi ed elaborare una mole minore di funzionalità ed informazioni, con tempi di calcolo più lunghi.

Questa tipologia di software gestionali sono pensati per rispondere alle esigenze delle PMI, piccole aziende e anche liberi professionisti, che hanno la necessità di organizzare il loro tempo e il loro lavoro.

Solitamente questi programmi vengono venduti a pacchetti predeterminati, con una sorta di template già configurato, con la possibilità di poter parametrizzare documenti, moduli e tabelle.

Questo significa che i software gestionali base non sono in grado di cucirsi e plasmarsi alle singole esigenze di ogni azienda, bensì succede il contrario, è l’azienda che deve adattarsi ai pacchetti forniti.

Inoltre, per eseguire funzioni gestionali molto più specifiche, i programmi di questo tipo sono obbligati ad interfacciassi ad applicazioni non native tramite la logica best of breed function, cioè il miglior sistema per eseguire una determinata funzione.

Molte aziende adottano questa logica per poter eseguire delle particolari esigenze, necessità che solo il software gestionale non è in grado di elaborare.

Questo, se da una parte potrebbe rappresentare un vantaggio per molte aziende, dall’altro lato ci si ritroverà difronte a delle attività di manutenzione piuttosto rilevanti, che potrebbero creare problemi di integrazione e di funzionamento causati dalla presenza di un sistema non nativo.

Il funzionamento di un software gestionale ERP

Un software gestionale di tipo ERP basa tutto il suo funzionamento su tutto quello che concerne il raccoglimento centralizzato dei dati provenienti da ogni singolo settore dell’azienda nella quale viene installato.

Questa centralizzazione permette di raccogliere tutte le informazioni aziendali all’interno di un database condiviso, nel quale i dati saranno costantemente aggiornati e disponibili alla consultazione e alla elaborazione.

I gestionali ERP, tecnicamente, fondano la loro struttura su un’architettura di tipo client-server, architettura nella quale si viene a creare un collegamento diretto tramite tutti i clients dell’azienda, che fanno confluire tutte le diverse informazioni verso un unico server.

Tutte queste interfacce che comunicano tra di loro, scambiandosi e aggiornando dati in continuazione permette di beneficiare di un database management systems, cioè un sistema di dati che permette di dare all’azienda una potenza elaborativa infinita, con un conseguente aumento di produttività e ottimizzazione dei tempi e delle risorse davvero impressionante.

In conclusione possiamo affermare che un sistema ERP è un software di tipo modulabile, nel quale ogni singolo modulo rappresenta una determinata funzione dell’impresa, alla quale il programma deve sapersi adattare e plasmare in base alle singole esigenze.

Gestionale ERP o gestionale tradizionale?

Nella decisione di adottare un software gestionale nella propria azienda la domanda sorge spontanea, meglio un gestionale ERP o va bene anche un gestionale tradizionale?

Inutile dilungarsi troppo, ovviamente un software gestionale ERP è di gran lunga migliore rispetto ad altri programmi gestionali, beneficiando di numerose skills in più.

Infatti un ERP è contraddistinto da una maggiore potenza id elaborazione che, nella maggior parte dei casi fa davvero la differenza. Inoltre il grande vantaggio dell’ERP è il fatto che è capace di creare un’interconnessione tra i diversi settori facenti parte dell’azienda, adattandosi perfettamente ad ognuno di loro e incrociando i dati al fine di fornire informazioni il più precise possibile.

I software gestionali ERP in definitiva sono dei sistemi estesi, nei quali ogni loro funzione viene implementata in modo nativo e non necessita di interfacciassi con applicazioni esterne. Proprio per questo quando si tratta di ERP si parla di veri e propri progetti software, e non di pacchetti preconfezionati come nel caso dei gestionali tradizionali.

Nonostante ciò però è ovvio che tutto dipende dalle esigenze di ogni singola azienda, e da quello di cui necessita.

Ma una cosa è sicura, un software gestionale ERP è in grado di apportare infiniti benefici, sia alle grandi aziende sia alle PMI, che possono avvicinarsi al mondo dei gestionali ERP grazie all’abbattimento dei costi relativi all’installazione di questa tipologia di sistemi, merito delle interfacce web based e del cloud.

Perché le imprese dovrebbero usare un ERP

Con il mercato odierno che è in continuo sviluppo, e ogni giorno si assiste all’entrata di nuove realtà aziendali che vanno a fare inevitabilmente concorrenza a quelle già presenti, è di vitale importanza che ogni impresa riesca a mantenere alti i livelli di competitività nel proprio settore.

Adeguare i livelli di competitività allo scenario attuale significa riuscire a ridurre al minimo tutti quelli che sono gli sprechi aziendali, gli errori di qualsiasi genere, oltre che ottimizzare al meglio il tempo di ogni singola operazione all’interno dell’azienda.

I sistemi ERP sono stati creati appositamente per supportare ed aiutare le aziende ad ottimizzare ogni loro funzione, ed è proprio per questo che ogni azienda dovrebbe pensare di munirsi di un software gestionale ERP, per non rischiare di essere inghiottiti dalla concorrenza e gestire al meglio il proprio business.

I benefici tangibili che un sistema ERP permette di eseguire all’interno di un’impresa:

• Pianificazione e decisioni più rapide e mirate: l’ERP permette di accedere a tutti i dati relativi alla propria azienda in modo immediato, così da avere una panoramica generale sull’andamento aziendale e prendere decisioni mirate e pianificare in modo ottimale tutte i diversi moduli.
• Riduzione dei costi: l’ERP è in grado di gestire al meglio tutto quello che riguarda l’approvvigionamento dei materiali e della loro logistica, così da minimizzare gli sprechi e, di conseguenza, i costi.
• Gestione ottimizzata delle risorse umane: l’ERP permette di confrontare i dati valutando la giusta collocazione del personale aziendale, affinché si aumenti la produttività e i risultati finali.
• Ottimizzare la gestione delle attività: i sistemi gestionali ERP sono in grado di gestire al meglio tutte le attività aziendali, così da minimizzare il numero delle operazioni necessarie ad eseguire un determinato compito.
• Incrementare il business dell’azienda rendendo la struttura manageriale più efficiente.